Riunione periodica di Sicurezza sul Lavoro

La riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi, prevista all’art. 35 del D.Lgs. n.81/08 e successive modifiche e integrazioni, è indetta obbligatoriamente dal datore di lavoro almeno una volta l’anno, nonchè ogniqualvolta si verifichino significative variazioni di esposizione al rischio, in tutte le aziende o unità produttive con più di 15 dipendenti.

A seguito della riunione deve essere redatto il relativo verbale.

La riunione periodica

Dove: Nelle aziende e nelle unità produttive con più di 15 lavoratori

Nelle aziende e nelle unità produttive fino a 15 lavoratori è facoltà del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza chiedere la convocazione di un’apposita riunione.

Quando: Almeno una volta l’anno.

In occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori.

Chi partecipa:

1. il datore di lavoro o un suo rappresentante;
2. il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi;
3.  il medico competente, ove nominato;
4.  il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

Argomenti da trattare:

1. il documento di valutazione dei rischi;
2. l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
3. i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
4.  i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute.

Vanno individuati:

• Codici di comportamento e buona prassi ai fini della prevenzione di infortuni e malattie professionali.
• Obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.

In occasione della riunione annuale il medico competente comunica per iscritto al datore di lavoro, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornisce indicazioni sul significato di detti risultati ai fini dell’attuazione delle misure per la tutela della salute e dell’integrità psico-fisica dei lavoratori (art. 25, comma 1, lettera i).

Alla riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi partecipano obbligatoriamente le figure professionali di seguito descritte:

Il datore di lavoro o un suo rappresentante.

La norma attribuisce al datore di lavoro il compito di convocare e gestire la riunione periodica di sicurezza, direttamente o attraverso il servizio di prevenzione e protezione.
A tal fine egli è chiamato a definirne i contenuti nel rispetto delle direttive di fondo emanate dal legislatore, a presentarne le tematiche da esaminare, a verbalizzarne i risultati e a tenere il verbale a disposizione dei partecipanti per eventuali consultazioni.

Relativamente al rappresentante del datore di lavoro, vale la pena precisare che, poiché ha il potere di assumere decisioni per suo conto, non può coincidere con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione che è già, e con altre funzioni, tra i soggetti chiamati a partecipare alla riunione. Piuttosto, considerati i temi all’ordine del giorno, il rappresentante del datore di lavoro deve essere individuato tra le altre persone qualificate che avendolo coadiuvato negli adempimenti previsti dalla normativa sono in grado di sostituirlo.

Il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi (RSPP).

Il RSPP partecipa alla riunione in ragione dei compiti attribuiti al servizio di cui è coordinatore. Il servizio di prevenzione e protezione infatti è tenuto a individuare e a valutare i rischi; ad elaborare le misure preventive e protettive e i sistemi di controllo di tali misure; ad elaborare le procedure di sicurezza per le varie realtà aziendali; a proporre i programmi di informazione e formazione dei lavoratori; a fornire ai lavoratori le informazioni in tema di salute e sicurezza (artt. 36, 37 del D.Lgs. n. 81/08); in ultimo, ovviamente, partecipare alla riunione periodica di sicurezza.

Il medico competente (ove previsto).

La presenza del Medico Competente durante la riunione periodica di sicurezza è obbligatoria solo nei casi in cui è prevista la sorveglianza sanitaria in azienda. In particolare, nel corso della riunione il medico competente è tenuto a comunicare al rappresentante per la sicurezza i risultati anonimi collettivi degli accertamenti clinici e strumentali effettuati, fornendo indicazioni sul significato degli stessi.
La presenza del medico competente nella riunione periodica di sicurezza è comunque importante in relazione alla collaborazione che egli presta al datore di lavoro per predisporre e attuare le misure di tutela della salute, compresi i piani di formazione e informazione dei lavoratori, le cui linee programmatiche sono sottoposte all’esame dei partecipanti nella suddetta riunione.

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).

L’RLS partecipa alla riunione in ragione del ruolo che riveste e in coerenza con le tematiche oggetto d’esame in tale ambito.
La riunione periodica di sicurezza inoltre risulta la sede idonea per dare attuazione ai diritti di consultazione, informazione e formulazione di proposte di cui il rappresentante per la sicurezza è titolare.
I contenuti all’ordine del giorno della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi sono stabiliti dallo stesso legislatore che richiama i partecipanti a compiere una riflessione comune e proficua sugli argomenti di seguito descritti:

Documento di Valutazione dei Rischi.

Con l’espresso riferimento all’esame del documento il legislatore vuole intendere che la riunione periodica di sicurezza deve avvenire dopo aver completato la procedura di analisi e valutazione dei rischi e la sua traduzione per iscritto nell’apposito documento cartaceo.
Ciò premesso, occorre evidenziare che nel corso della prima riunione e ogniqualvolta viene effettuata una nuova valutazione dei rischi, il datore di lavoro, in relazione al documento, porta a conoscenza delle parti i rischi individuati con i relativi criteri di valutazione, le misure di prevenzione e protezione e il programma di attuazione delle stesse, ritenute necessarie per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza. Nelle riunioni successive, invece, il datore di lavoro verifica con gli altri partecipanti i progressi realizzati rispetto agli obiettivi di prevenzione e protezione formalizzati nel documento.
Se è vero che i criteri adottati in fase di valutazione dei rischi costituiscono oggetto di discssione e non necessariamente di accordo tra le parti, e che dai risultati della riunione non dipende la considerazione o l’annullamento del documento di sicurezza, è anche vero che al datore di lavoro conviene procedere tenendo conto delle osservazioni che emergono in sede di riunione periodica. Ciò al fine di ridurre la possibilità che insorgano contrasti e in considerazione del livello e del ruolo professionale dei partecipanti.
Per limitare il rischio di incomprensioni e dissenso tra i partecipanti si potrebbero organizzare delle riunioni preliminari quando la valutazione dei rischi è ancora in fase di svolgimento. In tal modo si darebbe formale attuazione a tutte le norme del D.Lgs. n. 81/08 che chiamano il datore di lavoro a coinvolgere nella fase di valutazione del rischio altre figure, tra cui il rappresentante per la sicurezza, evitando di incrinare un sistema di relazioni per la prevenzione dei rischi basato sulla logica del dialogo.

L’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria.

Il medico competente comunica alle persone presenti nella riunione periodica eventuali cambiamenti nel protocollo di sorveglianza sanitaria in base a variazioni del DVR e/o sulla base di evidenti alterazioni nello stato di salute di una quota rilevante dei lavoratori sottoposti/ esposti ad una certa mansione o rischio professionale. Inoltre comunica eventuali infortuni sul lavoro e la gravità dello stesso. Il medico Competente svolge la sua opera di comunicazione in forma prettamente anonima. Viene altresì valutata la presenza di eventuali mansioni soggette ad accertamenti alcool dipendenza e tossicodipendenza.

L’idoneità dei mezzi di protezione individuale.

La discussione collegiale di questo argomento, ponendo particolare attenzione all’analisi delle motivazioni che stanno alla base del noto rifiuto dei lavoratori a usare i dispositivi di protezione, nonché all’esame dei più recenti ritrovati tecnologici in materia, può favorire l’individuazione di misure appropriate a contenere l’avversione dei lavoratori verso tali mezzi, evitando di ricorrere al solo potere disciplinare datoriale, che spesso viene disatteso.

I programmi di informazione e formazione dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute. Tali programmi, coerentemente con i contenuti previsti dal D.Lgs. n. 81/08 per i due istituti relazionali (art. 36 Informazione dei lavoratori e art. 37 Formazione dei lavoratori), vengono giustamente proposti e discussi nell’ambito di una riunione in cui sono esaminati i rischi relativi alle specifiche attività e all’impresa in generale, nonché le misure di prevenzione e protezione adottate e da adottare.
L’esistenza di una interconnessione tra valutazione dei rischi e informazione e formazione dei lavoratori, oltre ad essere evidente sul piano logico (poiché anche una corretta valutazione dei rischi rappresenta una garanzia di informazione efficace e di formazione adeguata), viene comunque sostenuta in più sedi dal legislatore il quale, soprattutto riguardo alla formazione, ribadisce che deve essere articolata in modo coerente ai risultati della valutazione dei rischi.
Per far si che la riunione periodica di sicurezza contribuisca al raggiungimento degli obiettivi di prevenzione e protezione dai rischi perseguiti dal legislatore è importante considerare alcune modalità organizzative, proprie di qualsiasi riunione di lavoro, che ne possono garantire il suo buon funzionamento.
Durante l’organizzazione della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi devono essere presidiate almeno le tre fasi logiche di seguito descritte.

1.) Prima dell’inizio della riunione occorre innanzitutto che il datore di lavoro, o il suo rappresentante, definisca gli obiettivi da raggiungere. Ciò permetterà di identificare con chiarezza le cose da fare, pianificare le modalità con cui realizzarle, controllare il procedere delle operazioni, valutare il successo ottenuto, apprendere in maniera efficace dall’esperienza.

2.) È poi necessario stabilire il programma dei lavori, il luogo e la data in cui si svolgerà la riunione, l’orario di inizio e fine lavori, i nominativi, il ruolo e il numero dei partecipanti, compresi quelli previsti dal legislatore.

3.) È importante inoltre effettuare le convocazioni con almeno una settimana di anticipo ed accertarne l’avvenuta ricezione, distribuire anticipatamente gli eventuali materiali e documenti su cui occorre riflettere e prendere decisioni, preparare con cura la sala, i supporti visivi, audiovisivi e cartacei, verificandone anticipatamente il loro funzionamento.

Durante lo svolgimento della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi è necessario verificare innanzitutto che quanto era stato previsto nella fase preparatoria sia stato eseguito.
A questo punto occorrerà quindi definire lo schema di lavoro che il gestore della riunione (il datore di lavoro o il suo rappresentante) intende seguire. E’ importante anche esprimere chiaramente i tempi a disposizione. Il tempo interno della riunione può essere suddiviso in tre momenti diversi:

1.) Un primo momento informativo in cui si ascoltano attivamente e si raccolgono i vari contributi individuali rispetto ai contenuti che si stanno affrontando;

2.) un secondo momento elaborativo nel quale si organizzano, si valutano, si selezionano e si potenziano le informazioni del materiale raccolto nella prima fase informativa;

3.) un terzo momento decisorio in cui si definiscono le scelte, gli orientamenti, i pareri, le decisioni emerse nella fase elaborativa, le modalità di comunicazione da adottare, i metodi per la soluzione di problemi, eventuali criteri di valutazione, nonché le procedure di assunzione delle decisioni.

È fondamentale che in questa fase tutti partecipanti adottino comportamenti funzionali al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Ciò significa che occorre ascoltare accogliere, accettare tutte le espressioni e tutte le idee proposte e fornire l’opportunità a quanti lo desiderino di far conoscere le loro preoccupazioni più profonde.
Inoltre occorre cercare di comprendere realmente le ragioni degli altri, senza formulare giudizi sulle loro persone; assicurarsi che anche gli altri comprendano quanto viene detto, in maniera da evitare interpretazioni che possano snaturare le comunicazioni; evitare quanto più possibile l’uso di domande dirette avvertite spesso come inquisitrici e fastidiose, avvalendosi invece di domande aperte che non mettano direttamente in soggezione nessuno; comprendere che in alcune persone può essere molto forte una resistenza al cambiamento, la paura dell’ignoto o di una decisione che modificherebbe l’ordine precostituito, e dare pertanto la sensazione di non venire giudicati negativamente se si provano reticenze o se si è diversi dagli altri. Il gruppo maturo non è quello in cui non esistano tensioni e conflitti, quanto piuttosto il gruppo capace di rilevarli, analizzarli e dunque superarli.
Al termine della riunione bisogna esplicitare le conclusioni raggiunte e predisporre il piano d’azione (anche rinviando al documento di sicurezza) attraverso la distribuzione di responsabilità, attività e tempi. A tal fine il datore di lavoro, direttamente o tramite il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, redige il verbale, elaborandolo con l’assenso di tutti i presenti e tenendolo a disposizione per eventuali consultazioni.
Nel verbale, oltre agli argomenti trattati, ai nominativi e alle funzioni dei partecipanti, alle motivazioni degli eventuali dissensi in merito ad argomenti trattati, devono essere contenute le decisioni prese circa i vari argomenti con indicazioni chiare e dettagliate rispetto a cosa si dovrà fare; definendo in maniera precisa e dettagliata le azioni da intraprendere e le modalità di esecuzione delle stesse, nonchè chi le dovrà mettere in pratica, identificando i ruoli e le responsabilità garantendo così la realizzazione degli obiettivi emersi. Inoltre si dovranno fissare le data di scadenza in cui poter verificare la fattività delle decisioni prese, i momenti e i criteri di controllo, in modo da permettere a chiunque di competenza la condivisione e il confronto della verifica in periodi successivi, anche prescindendo dalle informazioni del gruppo di lavoro che ha preso le decisioni.

La funzione principale della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi è quella di favorire il confronto proficuo su aspetti cruciali della sicurezza lavorativa tra soggetti che, pur avendo ruoli diversi e a volte conflittuali, sono tra loro interdipendenti, ma accomunati dal raggiungimento di uno stesso risultato: tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori.