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persona che, in ragione delle competenze professionali e di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, attua le direttive del Datore di Lavoro organizzando l’attività lavorativa e vigilando su di essa.

Questa figura professionale, in genere, è presente solo nelle medie e grandi aziende: si tratta di persone alle quali il Datore di Lavoro ha formalmente delegato (il più delle volte tramite atto notarile e delibera degli organi di amministrazione dell’azienda) alcuni dei suoi poteri (o in taluni casi anche tutti, esclusi quelli non delegabili).

Questa cosiddetta delega di funzioni deve essere completata dai poteri di spesa che devono essere adeguati alle dimensioni e alla tipologia aziendale ed effettivi (il soggetto delegato deve realmente poter ordinare acquisti e disporre pagamenti in modo del tutto autonomo e immediato, senza dover richiedere alcuna autorizzazione).

Qualora una delega non prevedesse adeguati ed effettivi poteri di spesa, di fatto essa non avrebbe alcun valore sostanziale.

Queste deleghe di funzioni – se corrette e adeguate – permettono quindi di trasferire competenze – e quindi responsabilità civili e penali – dal Datore di Lavoro ai Dirigenti.

Nelle Università sono da considerarsi dirigenti ai fini della sicurezza, sia i Dirigenti di aree tecnico-amministrative che i Direttori di Dipartimento ed anche i Responsabili di attività didattica e di ricerca.

E’ il soggetto titolare del rapporto di lavoro con il lavoratore e che ha la responsabilità dell’organizzazione stessa in quanto esercita i poteri decisionali e di spesa.

Questa definizione bene evidenzia le prerogative che caratterizzano il ruolo del Datore di Lavoro, ponendo in evidenza i poteri decisionali e, soprattutto, di spesa.

La Legge impone al Datore di Lavoro una serie di obblighi precisi, ognuno dei quali comporta, in caso di inadempienza totale o anche solo parziale, una denuncia penale e una sanzione economica.

Il Datore di Lavoro ha la totale e completa responsabilità di organizzare tutte le attività lavorative e tutte le relative misure di sicurezza, nessuna esclusa.

Nelle Università il datore di lavoro viene individuato nel rettore o nel soggetto di vertice di ogni singola struttura o raggruppamento di strutture omogenee, qualificabile come unità produttiva, dotata di poteri di spesa e di gestione.

I principali obblighi del datore di lavoro sono:

•  la valutazione di tutti i rischi e conseguente elaborazione del documento (questo obbligo non è delegabile);
• designare il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi (questo obbligo non è delegabile);
• nominare il medico competente;
• designare preventivamente i lavoratori incaricati dell’attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione dei luoghi di lavoro in caso di pericolo grave e immediato, di salvataggio, di primo soccorso e, comunque, di gestione delle emergenza;
• fornire ai lavoratori i necessari e idonei dispositivi di protezione individuale;
• richiedere l’osservanza da parte dei singoli lavoratori delle norme vigenti;
• adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza;
• informare il più presto possibile i lavoratori esposti a rischi gravi;
• adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento;
• vigilare in ordine all’adempimento degli obblighi

Il Decreto Legislativo 81/08 tra i suoi obiettivi principali ha quello di estendere il numero delle persone coinvolte nel sistema di prevenzione e protezione, permettendo di controllare gli ambienti e le fasi di lavoro in maniera più efficace. In questo sistema sono coinvolti tutti i soggetti presenti all’interno del luogo di lavoro, dal datore di lavoro al lavoratore, tutte queste figure devono ricevere una formazione adeguata in base al loro compito specifico.

Le figure previste dal D.Lgs 81/08

Il datore di lavoro
è il titolare del rapporto di lavoro con il lavoratore, o comunque quel soggetto che ha la responsabilità dell’organizzazione stessa o dell’unità produttiva in quanto esercita i poteri decisionali e di spesa. Il datore di lavoro è la figura principale dell’impresa ed ha l’obbligo di valutare tutti i rischi nel luogo di lavoro, fornire DPI adeguati ai lavoratori, garantire l’adeguata formazione ai lavoratori, nominare il medico competente e molti altri obblighi (art. 18 D.Lgs. 81/08). E’ molto importante sottolineare che il datore di lavoro ha degli obblighi “non delegabili” che sono: “la valutazione di tutti i rischi con la conseguente elaborazione del documento previsto dall’articolo 28” e “la designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi” (art. 17 del D.Lgs. 81/08).

Il dirigente
è quella figura che ha il compito di attuare le direttive del datore di lavoro organizzando le attività lavorative e vigilando su di esse. I dirigenti hanno gli stessi obblighi dei datori di lavori (esclusi quelli “non delegabili) che sono presenti nell’articolo 18 del D.Lgs. 81/08.

Il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP)
è quella persona in possesso di capacità e requisiti professionali previsti dall’art. 32 del D.Lgs. 81/08 ed è designata dal datore di lavoro per coordinare il servizio di prevenzione e protezione dai rischi. Queste capacità devono essere adeguate alla natura dei rischi presenti nel luogo di lavoro e relativi all’attività lavorativa.

L’addetto al servizio di prevenzione e protezione (ASPP)
è quella persona in possesso di capacità e requisiti professionali previsti dall’art. 32 del D.Lgs. 81/08 ed è designata quando ritenuta necessaria dal datore di lavoro come collaboratore del RSPP. L’articolo 31 ci dice infatti che gli RSPP e gli ASPP devono essere presenti in un numero sufficiente in base alle caratteristiche dell’impresa.

Il preposto
è quella figura che sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere d’iniziativa. Deve frequentare appositi corsi di formazione adeguati ai propri compiti all’interno dell’impresa (art. 19 del D.Lgs. 81/08).

Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS)
è quella persona eletta o designata per rappresentare i lavoratori per quanto riguarda gli aspetti della salute e della sicurezza durante il lavoro. Questa figura prevede le attribuzione dell’articolo 50 del D.Lgs 81/08, tra cui l’accesso ai luoghi di lavoro in cui si svolgono le lavorazioni, è consultato preventivamente e tempestivamente in ordine alla valutazione dei rischi, è consultato in merito all’organizzazione dei corsi di formazione e molte altre attribuzioni.

Il medico competente
è quel medico in possesso di uno dei titoli e dei requisiti formativi e professionali di cui all’articolo 38 del D.Lgs. 81/08 e che collabora con il datore di lavoro ai fini della valutazione dei rischi ed è nominato inoltre per effettuare la sorveglianza sanitaria. La sorveglianza sanitaria si basa sulla visita: preventiva, periodica, su richiesta del lavoratore e in occasione del cambio della mansione per verificare se il lavoratore è idoneo alla mansione che dovrà svolgere all’interno dell’attività lavorativa.

L’addetto al primo soccorso
è quel lavoratore incaricato dal datore di lavoro all’attuazione delle misure di primo intervento interno e per l’attivazione degli interventi di pronto soccorso. I requisiti dell’addetto al primo soccorso e la sua formazione adeguati in relazione alla natura dell’attività, al numero dei lavoratori occupati ed ai fattori di rischio sono individuati dal “decreto ministeriale del 15 luglio 2003, n.388.

L’addetto al servizio antincendio
è designato dal datore di lavoro per provvedere all’attività di prevenzione e di lotta antincendio all’interno dell’azienda. Il decreto ministeriale del 10 Marzo 1998, ci fornisce i contenuti minimi del corso di formazione in relazione al rischio dell’attività, con definizione della durata e criteri per definirne la categoria di rischio.

Il lavoratore
viene definito dal D.Lgs. 81/08 come persona che, indipendentemente dalla tipologia contrattuale, svolge un’attività lavorativa nell’ambito dell’organizzazione di un datore di lavoro pubblico o privato, con o senza retribuzione, anche al solo fine di apprendere un mestiere, un’arte o una professione, esclusi gli addetti ai servizi domestici e familiari. Anche i lavoratori hanno degli obblighi, infatti quest’ultimo deve prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone su cui ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni. Gli obblighi del lavoratore sono presenti nell’articolo 20 del D.Lgs. 81/08.

Articolo 41 – Sorveglianza sanitaria

1. La sorveglianza sanitaria è effettuata dal medico competente:
a) nei casi previsti dalla normativa vigente, dalle indicazioni fornite dalla Commissione consultiva di cui all’articolo 6;
b) qualora il lavoratore ne faccia richiesta e la stessa sia ritenuta dal medico competente correlata ai rischi lavorativi.
2. La sorveglianza sanitaria comprende:
a) visita medica preventiva intesa a constatare l’assenza di controindicazioni al lavoro cui il lavoratore è destinato al fine di valutare la sua idoneità alla mansione specifica;
b) visita medica periodica per controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica. La periodicità di tali accertamenti, qualora non prevista dalla relativa normativa, viene stabilita, di norma, in una volta l’anno. Tale periodicità può assumere cadenza diversa, stabilita dal medico competente in funzione della valutazione del rischio. L’organo di vigilanza, con provvedimentom otivato, può disporre contenuti e periodicità della sorveglianza sanitaria differenti rispetto a quelli indicatid al medico competente;

c) visita medica su richiesta del lavoratore, qualora sia ritenuta dal medico competente correlata ai rischip rofessionali o alle sue condizioni di salute, suscettibili di peggioramento a causa dell’attività lavorativa volta, al fine di esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica;

d) visita medica in occasione del cambio della mansione onde verificare l’idoneità alla mansione specifica;
e) visita medica alla cessazione del rapporto di lavoro nei casi previsti dalla normativa vigente.
e bis) visita medica preventiva in fase preassuntiva;
e ter) visita medica precedente alla ripresa del lavoro, a seguito di assenza per motivi di salute di durata superiore ai sessanta giorni continuativi, al fine di verificare l’idoneità alla mansione.
2 bis. Le visite mediche preventive possono essere svolte in fase preassuntiva, su scelta del datore di lavoro, dal medico competente o dai dipartimenti di prevenzione delle ASL. La scelta dei dipartimenti di prevenzione non è incompatibile con le disposizioni dell’ articolo 39, comma 3.
3. Le visite mediche di cui al comma 2 non possono essere effettuate:
a) lettera soppressa dall’art. 26 del D.Lgs. 3 agosto 2009, n. 106
b) per accertare stati di gravidanza;
c) negli altri casi vietati dallanormativa vigente.
4. Le visite mediche di cui al comma 2, a cura e spese del datore di lavoro, comprendono gli esami clinici e biologici e indagini diagnostiche mirati al rischio ritenuti necessari dal medico competente. Nei casi ed alle condizioni previste dall’ordinamento, le visite di cui al comma 2, lettere a), b), d), e-bis) e e-ter) sono altresì
finalizzate alla verifica di assenza di condizioni di alcol dipendenza e di assunzione di sostanze psicotrope e stupefacenti.
4 bis. Entro il 31 dicembre 2009, con accordo in Conferenza Stato-Regioni, adottato previa consultazione delle parti sociali, vengono rivisitate le condizioni e le modalità per l’accertamento della tossicodipendenza e dell’ alcol dipendenza.
5. Gli esiti della visita medica devono essere allegati alla cartella sanitaria e di rischio di cui all’articolo 25, comma 1, lettera c), secondo i requisiti minimi contenuti nell’ALLEGATO 3A e predisposta su formato cartaceo o informatizzato, secondo quanto previsto dall’articolo 53.
6. Il medico competente, sulla base delle risultanze delle visite mediche di cui al comma 2, esprime uno dei seguenti giudizi relativi alla mansione specifica:
a) idoneità;
b) idoneità parziale, temporanea o permanente, con prescrizioni o limitazioni;
c) inidoneità temporanea;
d) inidoneità permanente.
6 bis. Nei casi di cui alle lettere a), b), c) e d) del comma 6 il medico competente esprime il proprio giudizio per iscritto dando copia del giudizio medesimo al lavoratore e al datore di lavoro.
7. Nel caso di espressione del giudizio di inidoneità temporanea vanno precisati i limiti temporali di validità.
8. Comma abrogato dall’art. 26 del D.Lgs. 3 agosto 2009, n. 106
9. Avverso i giudizi del medico competente ivi compresi quelli formulati in fase preassuntiva è ammesso ricorso, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del giudizio medesimo, all’organo di vigilanza territorialmente competente che dispone, dopo eventuali ulteriori accertamenti, la conferma, la modifica o la revoca del giudizio stesso.

Disposizioni dettate dagli artt. 37, 47, 50 Dlgs. 81/2008

La riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi, prevista all’art. 35 del D.Lgs. n.81/08 e successive modifiche e integrazioni, è indetta obbligatoriamente dal datore di lavoro almeno una volta l’anno, nonchè ogniqualvolta si verifichino significative variazioni di esposizione al rischio, in tutte le aziende o unità produttive con più di 15 dipendenti.

A seguito della riunione deve essere redatto il relativo verbale.

La riunione periodica

Dove: Nelle aziende e nelle unità produttive con più di 15 lavoratori

Nelle aziende e nelle unità produttive fino a 15 lavoratori è facoltà del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza chiedere la convocazione di un’apposita riunione.

Quando: Almeno una volta l’anno.

In occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori.

Chi partecipa:

1. il datore di lavoro o un suo rappresentante;
2. il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi;
3.  il medico competente, ove nominato;
4.  il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

Argomenti da trattare:

1. il documento di valutazione dei rischi;
2. l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
3. i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
4.  i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute.

Vanno individuati:

• Codici di comportamento e buona prassi ai fini della prevenzione di infortuni e malattie professionali.
• Obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.

In occasione della riunione annuale il medico competente comunica per iscritto al datore di lavoro, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornisce indicazioni sul significato di detti risultati ai fini dell’attuazione delle misure per la tutela della salute e dell’integrità psico-fisica dei lavoratori (art. 25, comma 1, lettera i).

Alla riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi partecipano obbligatoriamente le figure professionali di seguito descritte:

Il datore di lavoro o un suo rappresentante.

La norma attribuisce al datore di lavoro il compito di convocare e gestire la riunione periodica di sicurezza, direttamente o attraverso il servizio di prevenzione e protezione.
A tal fine egli è chiamato a definirne i contenuti nel rispetto delle direttive di fondo emanate dal legislatore, a presentarne le tematiche da esaminare, a verbalizzarne i risultati e a tenere il verbale a disposizione dei partecipanti per eventuali consultazioni.

Relativamente al rappresentante del datore di lavoro, vale la pena precisare che, poiché ha il potere di assumere decisioni per suo conto, non può coincidere con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione che è già, e con altre funzioni, tra i soggetti chiamati a partecipare alla riunione. Piuttosto, considerati i temi all’ordine del giorno, il rappresentante del datore di lavoro deve essere individuato tra le altre persone qualificate che avendolo coadiuvato negli adempimenti previsti dalla normativa sono in grado di sostituirlo.

Il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi (RSPP).

Il RSPP partecipa alla riunione in ragione dei compiti attribuiti al servizio di cui è coordinatore. Il servizio di prevenzione e protezione infatti è tenuto a individuare e a valutare i rischi; ad elaborare le misure preventive e protettive e i sistemi di controllo di tali misure; ad elaborare le procedure di sicurezza per le varie realtà aziendali; a proporre i programmi di informazione e formazione dei lavoratori; a fornire ai lavoratori le informazioni in tema di salute e sicurezza (artt. 36, 37 del D.Lgs. n. 81/08); in ultimo, ovviamente, partecipare alla riunione periodica di sicurezza.

Il medico competente (ove previsto).

La presenza del Medico Competente durante la riunione periodica di sicurezza è obbligatoria solo nei casi in cui è prevista la sorveglianza sanitaria in azienda. In particolare, nel corso della riunione il medico competente è tenuto a comunicare al rappresentante per la sicurezza i risultati anonimi collettivi degli accertamenti clinici e strumentali effettuati, fornendo indicazioni sul significato degli stessi.
La presenza del medico competente nella riunione periodica di sicurezza è comunque importante in relazione alla collaborazione che egli presta al datore di lavoro per predisporre e attuare le misure di tutela della salute, compresi i piani di formazione e informazione dei lavoratori, le cui linee programmatiche sono sottoposte all’esame dei partecipanti nella suddetta riunione.

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).

L’RLS partecipa alla riunione in ragione del ruolo che riveste e in coerenza con le tematiche oggetto d’esame in tale ambito.
La riunione periodica di sicurezza inoltre risulta la sede idonea per dare attuazione ai diritti di consultazione, informazione e formulazione di proposte di cui il rappresentante per la sicurezza è titolare.
I contenuti all’ordine del giorno della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi sono stabiliti dallo stesso legislatore che richiama i partecipanti a compiere una riflessione comune e proficua sugli argomenti di seguito descritti:

Documento di Valutazione dei Rischi.

Con l’espresso riferimento all’esame del documento il legislatore vuole intendere che la riunione periodica di sicurezza deve avvenire dopo aver completato la procedura di analisi e valutazione dei rischi e la sua traduzione per iscritto nell’apposito documento cartaceo.
Ciò premesso, occorre evidenziare che nel corso della prima riunione e ogniqualvolta viene effettuata una nuova valutazione dei rischi, il datore di lavoro, in relazione al documento, porta a conoscenza delle parti i rischi individuati con i relativi criteri di valutazione, le misure di prevenzione e protezione e il programma di attuazione delle stesse, ritenute necessarie per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza. Nelle riunioni successive, invece, il datore di lavoro verifica con gli altri partecipanti i progressi realizzati rispetto agli obiettivi di prevenzione e protezione formalizzati nel documento.
Se è vero che i criteri adottati in fase di valutazione dei rischi costituiscono oggetto di discssione e non necessariamente di accordo tra le parti, e che dai risultati della riunione non dipende la considerazione o l’annullamento del documento di sicurezza, è anche vero che al datore di lavoro conviene procedere tenendo conto delle osservazioni che emergono in sede di riunione periodica. Ciò al fine di ridurre la possibilità che insorgano contrasti e in considerazione del livello e del ruolo professionale dei partecipanti.
Per limitare il rischio di incomprensioni e dissenso tra i partecipanti si potrebbero organizzare delle riunioni preliminari quando la valutazione dei rischi è ancora in fase di svolgimento. In tal modo si darebbe formale attuazione a tutte le norme del D.Lgs. n. 81/08 che chiamano il datore di lavoro a coinvolgere nella fase di valutazione del rischio altre figure, tra cui il rappresentante per la sicurezza, evitando di incrinare un sistema di relazioni per la prevenzione dei rischi basato sulla logica del dialogo.

L’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria.

Il medico competente comunica alle persone presenti nella riunione periodica eventuali cambiamenti nel protocollo di sorveglianza sanitaria in base a variazioni del DVR e/o sulla base di evidenti alterazioni nello stato di salute di una quota rilevante dei lavoratori sottoposti/ esposti ad una certa mansione o rischio professionale. Inoltre comunica eventuali infortuni sul lavoro e la gravità dello stesso. Il medico Competente svolge la sua opera di comunicazione in forma prettamente anonima. Viene altresì valutata la presenza di eventuali mansioni soggette ad accertamenti alcool dipendenza e tossicodipendenza.

L’idoneità dei mezzi di protezione individuale.

La discussione collegiale di questo argomento, ponendo particolare attenzione all’analisi delle motivazioni che stanno alla base del noto rifiuto dei lavoratori a usare i dispositivi di protezione, nonché all’esame dei più recenti ritrovati tecnologici in materia, può favorire l’individuazione di misure appropriate a contenere l’avversione dei lavoratori verso tali mezzi, evitando di ricorrere al solo potere disciplinare datoriale, che spesso viene disatteso.

I programmi di informazione e formazione dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute. Tali programmi, coerentemente con i contenuti previsti dal D.Lgs. n. 81/08 per i due istituti relazionali (art. 36 Informazione dei lavoratori e art. 37 Formazione dei lavoratori), vengono giustamente proposti e discussi nell’ambito di una riunione in cui sono esaminati i rischi relativi alle specifiche attività e all’impresa in generale, nonché le misure di prevenzione e protezione adottate e da adottare.
L’esistenza di una interconnessione tra valutazione dei rischi e informazione e formazione dei lavoratori, oltre ad essere evidente sul piano logico (poiché anche una corretta valutazione dei rischi rappresenta una garanzia di informazione efficace e di formazione adeguata), viene comunque sostenuta in più sedi dal legislatore il quale, soprattutto riguardo alla formazione, ribadisce che deve essere articolata in modo coerente ai risultati della valutazione dei rischi.
Per far si che la riunione periodica di sicurezza contribuisca al raggiungimento degli obiettivi di prevenzione e protezione dai rischi perseguiti dal legislatore è importante considerare alcune modalità organizzative, proprie di qualsiasi riunione di lavoro, che ne possono garantire il suo buon funzionamento.
Durante l’organizzazione della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi devono essere presidiate almeno le tre fasi logiche di seguito descritte.

1.) Prima dell’inizio della riunione occorre innanzitutto che il datore di lavoro, o il suo rappresentante, definisca gli obiettivi da raggiungere. Ciò permetterà di identificare con chiarezza le cose da fare, pianificare le modalità con cui realizzarle, controllare il procedere delle operazioni, valutare il successo ottenuto, apprendere in maniera efficace dall’esperienza.

2.) È poi necessario stabilire il programma dei lavori, il luogo e la data in cui si svolgerà la riunione, l’orario di inizio e fine lavori, i nominativi, il ruolo e il numero dei partecipanti, compresi quelli previsti dal legislatore.

3.) È importante inoltre effettuare le convocazioni con almeno una settimana di anticipo ed accertarne l’avvenuta ricezione, distribuire anticipatamente gli eventuali materiali e documenti su cui occorre riflettere e prendere decisioni, preparare con cura la sala, i supporti visivi, audiovisivi e cartacei, verificandone anticipatamente il loro funzionamento.

Durante lo svolgimento della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi è necessario verificare innanzitutto che quanto era stato previsto nella fase preparatoria sia stato eseguito.
A questo punto occorrerà quindi definire lo schema di lavoro che il gestore della riunione (il datore di lavoro o il suo rappresentante) intende seguire. E’ importante anche esprimere chiaramente i tempi a disposizione. Il tempo interno della riunione può essere suddiviso in tre momenti diversi:

1.) Un primo momento informativo in cui si ascoltano attivamente e si raccolgono i vari contributi individuali rispetto ai contenuti che si stanno affrontando;

2.) un secondo momento elaborativo nel quale si organizzano, si valutano, si selezionano e si potenziano le informazioni del materiale raccolto nella prima fase informativa;

3.) un terzo momento decisorio in cui si definiscono le scelte, gli orientamenti, i pareri, le decisioni emerse nella fase elaborativa, le modalità di comunicazione da adottare, i metodi per la soluzione di problemi, eventuali criteri di valutazione, nonché le procedure di assunzione delle decisioni.

È fondamentale che in questa fase tutti partecipanti adottino comportamenti funzionali al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Ciò significa che occorre ascoltare accogliere, accettare tutte le espressioni e tutte le idee proposte e fornire l’opportunità a quanti lo desiderino di far conoscere le loro preoccupazioni più profonde.
Inoltre occorre cercare di comprendere realmente le ragioni degli altri, senza formulare giudizi sulle loro persone; assicurarsi che anche gli altri comprendano quanto viene detto, in maniera da evitare interpretazioni che possano snaturare le comunicazioni; evitare quanto più possibile l’uso di domande dirette avvertite spesso come inquisitrici e fastidiose, avvalendosi invece di domande aperte che non mettano direttamente in soggezione nessuno; comprendere che in alcune persone può essere molto forte una resistenza al cambiamento, la paura dell’ignoto o di una decisione che modificherebbe l’ordine precostituito, e dare pertanto la sensazione di non venire giudicati negativamente se si provano reticenze o se si è diversi dagli altri. Il gruppo maturo non è quello in cui non esistano tensioni e conflitti, quanto piuttosto il gruppo capace di rilevarli, analizzarli e dunque superarli.
Al termine della riunione bisogna esplicitare le conclusioni raggiunte e predisporre il piano d’azione (anche rinviando al documento di sicurezza) attraverso la distribuzione di responsabilità, attività e tempi. A tal fine il datore di lavoro, direttamente o tramite il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, redige il verbale, elaborandolo con l’assenso di tutti i presenti e tenendolo a disposizione per eventuali consultazioni.
Nel verbale, oltre agli argomenti trattati, ai nominativi e alle funzioni dei partecipanti, alle motivazioni degli eventuali dissensi in merito ad argomenti trattati, devono essere contenute le decisioni prese circa i vari argomenti con indicazioni chiare e dettagliate rispetto a cosa si dovrà fare; definendo in maniera precisa e dettagliata le azioni da intraprendere e le modalità di esecuzione delle stesse, nonchè chi le dovrà mettere in pratica, identificando i ruoli e le responsabilità garantendo così la realizzazione degli obiettivi emersi. Inoltre si dovranno fissare le data di scadenza in cui poter verificare la fattività delle decisioni prese, i momenti e i criteri di controllo, in modo da permettere a chiunque di competenza la condivisione e il confronto della verifica in periodi successivi, anche prescindendo dalle informazioni del gruppo di lavoro che ha preso le decisioni.

La funzione principale della riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi è quella di favorire il confronto proficuo su aspetti cruciali della sicurezza lavorativa tra soggetti che, pur avendo ruoli diversi e a volte conflittuali, sono tra loro interdipendenti, ma accomunati dal raggiungimento di uno stesso risultato: tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori.